התקן הוא מסמך שמכיל הנחיות, בדיוק כמו הוראות הרכבת רהיט.
אך הוראות הרכבת רהיט יש הנחיות לסוג ריהוט אחד, בעוד שתקן אמור להתאים לסוגים שונים של רהיטים.
נניח שהיינו רוצים ליצור סטנדרט להרכבת רהיטים, כך שיתאים לכל סוגי הרהיטים, אילו הנחיות היינו כותבים?
כנראה משהו כזה

1. יש לבדוק שכל חלקי הרהיט להרכבה נמצאים.
2. יש לבדוק שכל כלי ההרכבה הנדרשים זמינים ותקינים.
3. יש לבדוק שיש לכם מספיק מקום להרכבת הרהיט.

הנחיות אלה הן השיטות הטובה ביותר להרכבת רהיטים, לא משנה באיזה סוג או גודל רהיט מדובר.
אין תקן הרכבת הרהיטים, אולי כיוון שתקן כזה היה מכיל הנחיות טריוויאליות.

אבל בחברה עסקית יש הרבה מאוד תהליכים וכיצד לנהל את כל התהליכם האלה בצורה אופטימאלית, זה הרבה פחות טריוויאלי. למשל, מהי הדרך הטובה ביותר לפתח מוצר חדש.
אז במקום שכל ארגון ימציא תהליך אחד, דרך ניסוי וטעייה, חברות יכולות פשוט להשתמש בתקנים כדי לדעת מהי השיטה הטובה ביותר לביצוע תהליך.

תקן, למשל תקן ISO 9001 הוא מערך הנחיות לביצוע עבודות מסוג כלשהו בצורה הטובה ביותר.
לכל תקן יש מטרה.
ממש כמו התקן הדמיוני להרכבת רהיטים, בתקן זה המטרה הייתה לספק הנחיות כיצד להרכיב רהיטים.

מטרת ISO 9001 היא שביעות רצון הלקוחות.
מסיבה זו, תקן ISO 9001 מכסה את כל תהליכי החברה, כולל ייצור, פיתוח מוצרים חדשים, ניהול ספקים, ניטור ומדידת ביצועי התהליכים, התקשורת, סביבת העבודה וכו '.
אך כיצד תקן ISO 9001 , או כל תקן אחר יכול להתאים לסוגים שונים של חברות, ואפילו תעשיות שונות?
מה אם בחברה שלנו אין לנו פיתוח מוצרים, אלא רק ייצור?
כיצד חברה בלי פיתוח מוצר יכול לעמוד בדרישות תקן ISO 9001 שיש בו דרישות שקשורות לפיתוח מוצר?

או מה קןרה אם לחברה שלנו יש 5 סניפים במדינות שונות, ואנחנו רוצים לקבל הסמכה רק למפעל המקומי?
פיתרון של תקני ISO הוא ב- "היקף ההסמכה".

על החברה להחליט אילו פעילויות כלולות בהסמכה, ממש כמו בבחינה במתמטיקה, אם התלמיד מצמצם את התוכן, אז הוא יבחן רק על 3 יחידות או רק על 4 יחיודת מתמטיקה ולא על כל 5 היחידות.

כל חברה יכולה להחליט שהמחקר ופיתוח הוא מחוץ לתחום ההסמכה, ואז במסמך ההסמכה תהליך "פיתוח המוצר" לא יופיע.
לחלופין, אם לחברה אין פיתוח מוצרים אלא ייצור בלבד, היא עשויה להשמיט את החלק הזה, ושוב, במסמך ההסמכה תהליך "פיתוח המוצר" לא יופיע.

לסיכום, תקן הוא מסמך הנחיות כיצד לבצע את העבודה בצורה האופטימאלית, כמו הרכבת רהיטים, כדי לחסוך לחברות זמן לפתח שיטות משלהם.
התקן גם מספק ביטחון ללקוחות, שהחברה משתמשת בשיטות העבודה הטובות ביותר בתהליכי העבודה שלה.

בחברות רבות שיש להן הסמכה לתקני ISO, כמו למשל ISO 9001, כשמגיע מבדק ההסמכה, נכנסים ללחץ.
כי כל השנה לא עשו כמעט דבר לפי התקן וכעט צריך להעמיד פנים כאילו הארגון פועל לפי הדרישות.

איזה בזבוז זמן וכסף לעשות עבודה מיותרת רק לטובת המבדק.

כי אם נחשוב על כך לרגע, איך ייתכן שארגון ISO שקיים מאז 1947, וכתב מעלה 19,500 תקנים, יפעל במשך כל כך הרבה זמן וייכתוב כזו כמות של תקנים, כשאין לתקנים האלה שום תועלת לאף ארגון בעולם.

אז מדוע חברות מסוימות לא רואות ערך מתקני ISO?

הסיבה לכך היא בעצם גם הטעות הגדולה ביותר בהבנת התקנים.

הטעות היא שארגונים אינן מבחינים בין ה-"מה?" ל-"איך?".

דרישת תקן ISO מתארת "מה" לעשות, אך אינן מתארות "איך" לעשות זאת.
לדוגמא, התקן דורש שעובד חדש יוכשר לתפקידו. זה ה-"מה".

"איך?" אחת האפשרויות היא לתת לעובד החדש לקרוא נוהל, או לתת לו הכרשה תוך כדי עבודה, או לעשות יום אוריינטציה וכו '. יש הרבה דרכים לבצע את ההכשרה, או את ה-"איך".

אך מכיוון שחברות רבות אינן מבחינות בין ה-"מה" ל-"איך", הן מעתיקות מחברה אחרת פעילות שכלל לא מתאים להן
ומסיקות שתקני ISO הן חסרי ערך או לכל הפחות, לא מתאימים לארגון שלהם.
אבל זו רק אי ההבנה של התקן.

הסיבה שיש הפרדה בין ה-"מה" ל-"איך" היא שבאופן הזה תקני ISO יכולים להתאים לסוגים רבים של תעשיות וחברות.

אז כיצד מתאימים את דרישות לארגון?
לדוגמא, בחברה לייצור לוחות חשמל, מעולם לא תיעדו תלונות לקוחות.
אבל ISO 9001 דורש לבצע תיעוד תלונות.
אך במקום להכריח את החברה לבצע תיעוד מיותר, החלטתי שכל קריאת שירות במסגרת האחריות, היא תלונת לקוח.
שזה הגיוני, כי גם כשמכונת הכביסה החדשה מתקלקת בתוך שנות האחריות, אנחנו לא מרוצים בגלל הטרחה בהזמנת טכנאי, גם אם התיקון בחינם.
מכיוון שקריאות שירות תועדו, הבעיה נפתרה ולא נדרש מהחברה לעשות פעילות חסרת ערך.

לכן, בכל פעם שיש בחברה פעילות מיותרת רק כדי לרצות את דרישות התקן במטרה לעבור את המבדק – אין בכך צורך! אפשר להתאים את התקן לחברה, כך שלא תצטרכו יותר להתכונן למבדק הסמכה.
פשוט תהיו מוכנים כל הזמן.

כמה מבדקים פנימיים יש בארגון ממוצע?
והאם באמת יש צורך בכולם?

ארגון שיש לו 5 מחלקות, למשל, כספים, לוגיסטיקה, מחסן, ייצור, רכש, יבצע בשנה 5 מבדקים פנימיים ועוד מבדק הסמכה אחד, אם הארגון מוסמך לתקן אחד בלבד.

האם 6 מבדקים הם יותר מידי לארגון של 20 עד 50 עובדים?

אם נסתכל על מטרת המבדקים, אז כן, אפילו רק 6 מבדקים עשויים להיות יותר מידי.

שלא נדבר על ארגון עם 10 או 15 מחלקות, או על ארגון שמומסך למספר תקנים, כי לא תמיד ניתן לבצע מבדק משולב לכל התקנים באותו היום.
בנוסף, יש ארגונים שנאלצים לעבור גם מבדקי לקוח. ובכל שנה חלק מהלקוחות מגיעים למבדק.
כך שהארגון ימתודד עם כ-20 מבדקים שנתיים.

נחזור למטרת המבדקים הפנימיים – והוא – להציע שיפור בתהליכי העבודה.

העניין הוא, שארגון שמטרתו להרוויח, אינו יכול להקדיש אינסוף זמן לשיפורים.
חברה עסקית נמצאת תמיד תחת אילוצי זמן ותקציב, לכן כמות השיפורים שהארגון מסוגל להכיל, הוא מוגבל.

אם יש הרבה מידי מבדקים שמציעים ערימות של שיפורים, גם כך הארגון לא יוכל ליישם את חלקם.
ואולי בעוד שנתיים, שיפורים אלה לא יהיו רלוונטיים, כי תהליכי העבודה כבר עברו שינוי.
לכן, לא מומלץ "לאסוף" שיפורים לעתיד.

לכן, כאשר הארגון "טובע" במבדקים, זאת אומרת, מנהל האיכות רץ אחרי הזנב, ובקושי מצליח לעשות את כל המבדקים, שלא לדבר ליישם את הפעולות המתקנות שעולות מהן, זה הזמן לצמצם את כמות המבדקים הפנימיים או אפילו חלק מהמבדקים החיצוניים.

אז כיצד ניתן לצמצם את כמות המבדקים?

לגבי מבדקים פנימיים, זה פשוט.
תקני ISO אינם דורשים לרוב מבדק פנימי לכל מחלקה בכל שנה.
גם אם מחלקה תעבור מבדק אחת ל-3 שנים, זה יהיה קביל.
לכן, ניתן לבצע רק 1/3 מהמבדקים הפנימיים במיידי.
כמובן, נדרש לעשות תוכנית מבדקים כדי שנדע את מי בדקנו בשנה שעברה ועל פי זה לתכנן אילו מחלקות לבדוק השנה ובשנה הבאה. כך לא מנחזור בטיות לבדוק מחלקה אחת פעמיים בעודנו מפספים מבדק במחלקה אחרת למשך 5 שנים.

לגבי מבדקים חיצוניים של מכוני הסמכה.
אין דרך לצמצם את הכמות, מקסימום את משך הזמן.
כיוון שיש הבדל בין מבדק הסמכה ראשוני, למבדק לחידוש הסמכה.
מבדק חידוש הסמכה מתרחש ע"פ רוב אחת ל-3 שנים לרואב התקנים.
אז מיומיים מבדק, נוכל להצטצמם ליום מבדק אחד, או אפילו רק ל-6 שעות מבדק.
בנוסף, משך מבדק ההסמכה תלוי בגודל הארגון.
לכל גוף הסמכה יש טבלה בה רשומים מספר שעות המבדק הדרושות לפי מספר העובדים.
כדאי לשאול אותם מה שעות המבדק הדרושות ע"פ כמות העובדים שיש לכם בארגון.
אולי תגלו שהבודק סתם מגיע לייום וחצי ואין בכך באמת צורך.
יש ארגוני הסמכה שלא ממהרים לעדכן אתכם על שעות מיותרות, כי הארגון ידרוש לשלם פחות כאשר מספר השעות מצטמצם.

כעת לגבי מבדק לקוח.
בדומה לגופי הסמכה, לארגון אין הרבה ברירה, אלא לאפשר ללקוחות לבצע מבדק.
אך כן יש אפשרות, לרכז את המבדקים לחודש מסויים, אם זה יותר נוח. למשל, בתקופה רגועה אם הארגון עובד עונתי ויש לחץ בחודשים מסויימים.
אולי אפילו להביא מספר לקוחות למבדק באותו היום, אם מבחינה אסטרטגית הדבר מאתים לארגון.
צריך לקחת בחשבון שהלקוחות עשויים לדבר ביניהם ולתאם דרישות, מה שעשוי להיות לא טוב לארגון.

אבל אם אין חשש כזה, כי הלקוחות מתעשיות שונות, אז בהחלט מומלץ לרכז את המבדקים שלהם ליום אחד, או לשבוע אחד ולצמצם את הזמן שמתכוננים ומתארגנים לאירוח ולליווי האורחים בימי המבדק.

בסופו של יום, אין צורך לבזבז את משאבי החברה על מבדים פנימיים מיותרים, כאשר רוב תקני ISO, בהם גם תקן ISO 9001, אינם דורשים מבדק שנתי לכל מחלקה.

מומלץ לבצע את הכמות המינימאלית של מבדקים, שעדיין יביא ערך לארגון.

כל ארגון שיש לו הסמכה לתקן כלשהו, אם זה תקן ISO או תקן אחר, עובר מבדק שנתי לחידוש הסמכה.

זה די מזכיר את הטסט לאוטו שאנחנו עושים כל שנה.
אם עברנו, אז רישיון הרכב תקף וגם הביטוחים.

לכן, כשאנחנו מגיעים לטסט, אנחנו רק רוצים לעבור.
וכך גם במבדק הסמכה, הארגון שואף לעבור את המבדק.

וזו בדיוק הסיבה, שארגונים רבים מסכימים לעשות כל דרישה של הבודק של הגוף המסמיך, גם אם הדרישה לא הגיונית לפעילות הארגון, או לא הגיונית מבחינת משאבים שנדרשים להשקיע מול הערך האפסי של הפעולות.

האם ארגון יכול להתגונן מדרישות לא הגיוניות של בודקים מגופי הסמכה?

בהחלט כן.

הסיבה היחידה שחברות אינן מתמודדות, היא חוסר הבנה של התקן.
והסיבה העיקרית של בודקים מגופי הסמכה לדרישותיהם הלא הגיוניות, היא אותה סיבה – חוסר הבנה של התקן.

לדוגמא, באחד המבדקים בחברה לייצור צ'יפים למוצרי אלקטרוניקה, הבודק דרש מהארגון לעשות "יום אורנטציה" לעובדים החדשים פעמיים בשנה.
מטרת יום אורנטיציה היא להכיר לעובדים את הארגון, ועלותו גבוה, לכן עושים אותו רק אחת לשנה לכל העבודים שנקלטו באותה שנה.
אמרתי לבודק שהוא לא יכול לדרוש כזה דבר, כי לא רשום בתקן שיש לעשות יום אורנטציה.
למעשה ביקשתי מהבודק להראות לי איפה בתקן רשום כזה דבר וציינתי ש-"לא אני ולא אתה קובעים את הדרישות של התקן, אלא רק מה שכתוב בתקן, זה מה שקובע" –

הוא הראה לי סעיף בו יש דרישה להכשיר עובדים חדשים.
ואז עניתי – האם התקן מציין איך להכשיר אותם? –

• לא – ענה
• אז אתה לא יכול לדרוש הכשרה בשיטה מסויימת נכון? הארגון הוא זה שקובע את ה-"איך" –

הבודק ישב מבולבל ולא ענה.
ניכר שזה לראשונה מזה 20 שנות עבודתו הוא הבין דבר מאוד מהותי על תקנים והוא:

דרישות התקן בדרך כלל אומרות רק "מה" לעשות.
הן לא מציינות "איך" לעשות.

וזה הטעות בהבנה של התקנים, גם של בודקי מכוני הסמכה וגם של מנהלי איכות בארגונים, שמאפשרים לבודק החיצוני להכתיב לארגון את ה-"איך", כאשר לפי התקן, הארגון הוא זה שצריך להגדיר את ה-"איך".

וזה הגיוני, אחרת כיצד תקן אחד היה יכול להתאים לעשרות אלפי תעשיות וארגונים שונים?
זה בדיוק מרחב הפעולה וגמישות התקן, לומר "מה" לעשות, בלי לומר "איך" לעשות.

מבדק פנימי היא בחינה שיטתית ועצמאית של תהליכים, דרישות וכו.
זו הגדרה ממילון.

אך בשפה פשוטה – מבדק היא השוואה.

השוואה של המצב הקיים למצב הנדרש.
למשל, השוואת תהליכי הארגון לדרישות התק, כמו תקן ISO 9001.

וזו בדיוק מטרת מבדק ההסמכה – לבדוק האם הארגון עומד בדרישות התקן.
בדיוק כמו במבחן בהיסטוריה, בודקים ע"י דגימה אקראית מהחומר הנלמד, שהן שאלות המבחן, האם אנחנו יודעים את החומר.

מטרות מבדק פנימי הן שונות.
למבדק הפמיני יש מספק מטרות:

1. המטרה הראשונה של המבדק הפנימי ללמוד על מצב התהליכים בארגון.
   בדיוק כמו בבדק בית. אנחנו מזמינים מומחה כדי שיגיד לנו מה התקלות המוחבאות שיש בבית. מה שקריטי, כמו נזילה בקיר, כנראה שנתקן. לגבי השאר, נתקן לאט, לאט לפי התקציב והזמן.
   וזה בדיוק אחד הפספוסים של מנהלים, אפילו בכירים בארגונים מסויימים, שמבקשים שדוח המבדק הפנימי יהיה "מושלם" ולא יהיו בו בכלל הערות לשיפור.
   האם הייתם משלמים לבעל מקצוע שעושה לכם בדק בית, עבור דוח מושלם?
   כנראה שלא.
   הייתם מצפים לקבל את האמת.
2. המטרה השנייה של המבדק הפנימי היא הכנת הארגון למבדק החיצוני.
   בדיוק כמו מבחנים משנים קודמות שתלמידים פותרים כדי להתכונן למבחן האמיתי.
3. המטרה השלישית של המבדק הפנימי, או היתרון השלישי היא חסימה או כמעט חסימת אי התאמה מצד הבודק החיצוני של גוף ההסמכה.
   אֵיך?
   אז בואו נגיד שמנהל האיכות מצא אי התאמה משמעותית במהלך הביקורת הפנימית.
   כעת יש לו שתי אפשרויות:
   א. לדווח על אי ההתאמ בדוח המבדק.
   ב. להסתיר את אי ההתאמה ולקוות כי הבודק החיצוני לא יגלה.

הדיווח עדיף, כי סביר שהבודק החיצוני לא יחזור בדוח שלו על אותה אי התאמה שכבר מופיע בדוח מבדק הפנימי של הארגון. בנוסף, הבודק החיצוני יכול להתרשם שמדבור בארגון רציני שמגלה את הבעיות של עצמו, לכן ניתן יותר לסמוך עליו.

במבדק, הבודק מבצע מספר דברים:

1. מראיין עובדים ומנהלים ושואל אותם על תהליכי העבודה.
2. אוסף מסמכים כראיות לאמת שהדרך בה התהליך תואר, זו הדרך בה אכן נוא מתבצע.
3. הבודק עשוי לבקש לתצפת על העבודה, או לבקש לראות מתקן מסויים, או ציוד, כדי לאמת שהמתקן אכן קיים, מתפקד בצורה תקינה ושהעובדים יודעים לתפעל אותה. למשל, הבודק עשוי לבקש לראות את מטפי כיבוי האש, לבדוק תוקף שלהם ולתשאל עובדים כיצד לתפעל מטף כיבוי אש.

מבדק פנימי הוא כלי לזיהוי בעיות בתהליכים, ללא קשר אם החברה מוסמכת לתקן או לא.

לכן, כל ארגון יכול להשתמש במבדק פנימי ככלי להעריך את מצב תהליכי העבודה, עד כמה הם מבזבזים כסף, או עובדים ביעילות.