בחברות רבות שיש להן הסמכה לתקני ISO, כמו למשל ISO 9001, כשמגיע מבדק ההסמכה, נכנסים ללחץ.
כי כל השנה לא עשו כמעט דבר לפי התקן וכעט צריך להעמיד פנים כאילו הארגון פועל לפי הדרישות.
איזה בזבוז זמן וכסף לעשות עבודה מיותרת רק לטובת המבדק.
כי אם נחשוב על כך לרגע, איך ייתכן שארגון ISO שקיים מאז 1947, וכתב מעלה 19,500 תקנים, יפעל במשך כל כך הרבה זמן וייכתוב כזו כמות של תקנים, כשאין לתקנים האלה שום תועלת לאף ארגון בעולם.
אז מדוע חברות מסוימות לא רואות ערך מתקני ISO?
הסיבה לכך היא בעצם גם הטעות הגדולה ביותר בהבנת התקנים.
הטעות היא שארגונים אינן מבחינים בין ה-"מה?" ל-"איך?".
דרישת תקן ISO מתארת "מה" לעשות, אך אינן מתארות "איך" לעשות זאת.
לדוגמא, התקן דורש שעובד חדש יוכשר לתפקידו. זה ה-"מה".
"איך?" אחת האפשרויות היא לתת לעובד החדש לקרוא נוהל, או לתת לו הכרשה תוך כדי עבודה, או לעשות יום אוריינטציה וכו '. יש הרבה דרכים לבצע את ההכשרה, או את ה-"איך".
אך מכיוון שחברות רבות אינן מבחינות בין ה-"מה" ל-"איך", הן מעתיקות מחברה אחרת פעילות שכלל לא מתאים להן
ומסיקות שתקני ISO הן חסרי ערך או לכל הפחות, לא מתאימים לארגון שלהם.
אבל זו רק אי ההבנה של התקן.
הסיבה שיש הפרדה בין ה-"מה" ל-"איך" היא שבאופן הזה תקני ISO יכולים להתאים לסוגים רבים של תעשיות וחברות.
אז כיצד מתאימים את דרישות לארגון?
לדוגמא, בחברה לייצור לוחות חשמל, מעולם לא תיעדו תלונות לקוחות.
אבל ISO 9001 דורש לבצע תיעוד תלונות.
אך במקום להכריח את החברה לבצע תיעוד מיותר, החלטתי שכל קריאת שירות במסגרת האחריות, היא תלונת לקוח.
שזה הגיוני, כי גם כשמכונת הכביסה החדשה מתקלקת בתוך שנות האחריות, אנחנו לא מרוצים בגלל הטרחה בהזמנת טכנאי, גם אם התיקון בחינם.
מכיוון שקריאות שירות תועדו, הבעיה נפתרה ולא נדרש מהחברה לעשות פעילות חסרת ערך.
לכן, בכל פעם שיש בחברה פעילות מיותרת רק כדי לרצות את דרישות התקן במטרה לעבור את המבדק – אין בכך צורך! אפשר להתאים את התקן לחברה, כך שלא תצטרכו יותר להתכונן למבדק הסמכה.
פשוט תהיו מוכנים כל הזמן.
