התקן הוא מסמך שמכיל הנחיות, בדיוק כמו הוראות הרכבת רהיט.
אך הוראות הרכבת רהיט יש הנחיות לסוג ריהוט אחד, בעוד שתקן אמור להתאים לסוגים שונים של רהיטים.
נניח שהיינו רוצים ליצור סטנדרט להרכבת רהיטים, כך שיתאים לכל סוגי הרהיטים, אילו הנחיות היינו כותבים?
כנראה משהו כזה
- יש לבדוק שכל חלקי הרהיט להרכבה נמצאים.
- יש לבדוק שכל כלי ההרכבה הנדרשים זמינים ותקינים.
- יש לבדוק שיש לכם מספיק מקום להרכבת הרהיט.
הנחיות אלה הן השיטות הטובה ביותר להרכבת רהיטים, לא משנה באיזה סוג או גודל רהיט מדובר.
אין תקן הרכבת הרהיטים, אולי כיוון שתקן כזה היה מכיל הנחיות טריוויאליות.
אבל בחברה עסקית יש הרבה מאוד תהליכים וכיצד לנהל את כל התהליכם האלה בצורה אופטימאלית, זה הרבה פחות טריוויאלי. למשל, מהי הדרך הטובה ביותר לפתח מוצר חדש.
אז במקום שכל ארגון ימציא תהליך אחד, דרך ניסוי וטעייה, חברות יכולות פשוט להשתמש בתקנים כדי לדעת מהי השיטה הטובה ביותר לביצוע תהליך.
תקן, למשל תקן ISO 9001 הוא מערך הנחיות לביצוע עבודות מסוג כלשהו בצורה הטובה ביותר.
לכל תקן יש מטרה.
ממש כמו התקן הדמיוני להרכבת רהיטים, בתקן זה המטרה הייתה לספק הנחיות כיצד להרכיב רהיטים.
מטרת ISO 9001 היא שביעות רצון הלקוחות.
מסיבה זו, תקן ISO 9001 מכסה את כל תהליכי החברה, כולל ייצור, פיתוח מוצרים חדשים, ניהול ספקים, ניטור ומדידת ביצועי התהליכים, התקשורת, סביבת העבודה וכו '.
אך כיצד תקן ISO 9001 , או כל תקן אחר יכול להתאים לסוגים שונים של חברות, ואפילו תעשיות שונות?
מה אם בחברה שלנו אין לנו פיתוח מוצרים, אלא רק ייצור?
כיצד חברה בלי פיתוח מוצר יכול לעמוד בדרישות תקן ISO 9001 שיש בו דרישות שקשורות לפיתוח מוצר?
או מה קןרה אם לחברה שלנו יש 5 סניפים במדינות שונות, ואנחנו רוצים לקבל הסמכה רק למפעל המקומי?
פיתרון של תקני ISO הוא ב- "היקף ההסמכה".
על החברה להחליט אילו פעילויות כלולות בהסמכה, ממש כמו בבחינה במתמטיקה, אם התלמיד מצמצם את התוכן, אז הוא יבחן רק על 3 יחידות או רק על 4 יחיודת מתמטיקה ולא על כל 5 היחידות.
כל חברה יכולה להחליט שהמחקר ופיתוח הוא מחוץ לתחום ההסמכה, ואז במסמך ההסמכה תהליך "פיתוח המוצר" לא יופיע.
לחלופין, אם לחברה אין פיתוח מוצרים אלא ייצור בלבד, היא עשויה להשמיט את החלק הזה, ושוב, במסמך ההסמכה תהליך "פיתוח המוצר" לא יופיע.
לסיכום, תקן הוא מסמך הנחיות כיצד לבצע את העבודה בצורה האופטימאלית, כמו הרכבת רהיטים, כדי לחסוך לחברות זמן לפתח שיטות משלהם.
התקן גם מספק ביטחון ללקוחות, שהחברה משתמשת בשיטות העבודה הטובות ביותר בתהליכי העבודה שלה.
