כמה מבדקים פנימיים יש בארגון ממוצע?
והאם באמת יש צורך בכולם?
ארגון שיש לו 5 מחלקות, למשל, כספים, לוגיסטיקה, מחסן, ייצור, רכש, יבצע בשנה 5 מבדקים פנימיים ועוד מבדק הסמכה אחד, אם הארגון מוסמך לתקן אחד בלבד.
האם 6 מבדקים הם יותר מידי לארגון של 20 עד 50 עובדים?
אם נסתכל על מטרת המבדקים, אז כן, אפילו רק 6 מבדקים עשויים להיות יותר מידי.
שלא נדבר על ארגון עם 10 או 15 מחלקות, או על ארגון שמומסך למספר תקנים, כי לא תמיד ניתן לבצע מבדק משולב לכל התקנים באותו היום.
בנוסף, יש ארגונים שנאלצים לעבור גם מבדקי לקוח. ובכל שנה חלק מהלקוחות מגיעים למבדק.
כך שהארגון ימתודד עם כ-20 מבדקים שנתיים.
נחזור למטרת המבדקים הפנימיים – והוא – להציע שיפור בתהליכי העבודה.
העניין הוא, שארגון שמטרתו להרוויח, אינו יכול להקדיש אינסוף זמן לשיפורים.
חברה עסקית נמצאת תמיד תחת אילוצי זמן ותקציב, לכן כמות השיפורים שהארגון מסוגל להכיל, הוא מוגבל.
אם יש הרבה מידי מבדקים שמציעים ערימות של שיפורים, גם כך הארגון לא יוכל ליישם את חלקם.
ואולי בעוד שנתיים, שיפורים אלה לא יהיו רלוונטיים, כי תהליכי העבודה כבר עברו שינוי.
לכן, לא מומלץ "לאסוף" שיפורים לעתיד.
לכן, כאשר הארגון "טובע" במבדקים, זאת אומרת, מנהל האיכות רץ אחרי הזנב, ובקושי מצליח לעשות את כל המבדקים, שלא לדבר ליישם את הפעולות המתקנות שעולות מהן, זה הזמן לצמצם את כמות המבדקים הפנימיים או אפילו חלק מהמבדקים החיצוניים.
אז כיצד ניתן לצמצם את כמות המבדקים?
לגבי מבדקים פנימיים, זה פשוט.
תקני ISO אינם דורשים לרוב מבדק פנימי לכל מחלקה בכל שנה.
גם אם מחלקה תעבור מבדק אחת ל-3 שנים, זה יהיה קביל.
לכן, ניתן לבצע רק 1/3 מהמבדקים הפנימיים במיידי.
כמובן, נדרש לעשות תוכנית מבדקים כדי שנדע את מי בדקנו בשנה שעברה ועל פי זה לתכנן אילו מחלקות לבדוק השנה ובשנה הבאה. כך לא מנחזור בטיות לבדוק מחלקה אחת פעמיים בעודנו מפספים מבדק במחלקה אחרת למשך 5 שנים.
לגבי מבדקים חיצוניים של מכוני הסמכה.
אין דרך לצמצם את הכמות, מקסימום את משך הזמן.
כיוון שיש הבדל בין מבדק הסמכה ראשוני, למבדק לחידוש הסמכה.
מבדק חידוש הסמכה מתרחש ע"פ רוב אחת ל-3 שנים לרואב התקנים.
אז מיומיים מבדק, נוכל להצטצמם ליום מבדק אחד, או אפילו רק ל-6 שעות מבדק.
בנוסף, משך מבדק ההסמכה תלוי בגודל הארגון.
לכל גוף הסמכה יש טבלה בה רשומים מספר שעות המבדק הדרושות לפי מספר העובדים.
כדאי לשאול אותם מה שעות המבדק הדרושות ע"פ כמות העובדים שיש לכם בארגון.
אולי תגלו שהבודק סתם מגיע לייום וחצי ואין בכך באמת צורך.
יש ארגוני הסמכה שלא ממהרים לעדכן אתכם על שעות מיותרות, כי הארגון ידרוש לשלם פחות כאשר מספר השעות מצטמצם.
כעת לגבי מבדק לקוח.
בדומה לגופי הסמכה, לארגון אין הרבה ברירה, אלא לאפשר ללקוחות לבצע מבדק.
אך כן יש אפשרות, לרכז את המבדקים לחודש מסויים, אם זה יותר נוח. למשל, בתקופה רגועה אם הארגון עובד עונתי ויש לחץ בחודשים מסויימים.
אולי אפילו להביא מספר לקוחות למבדק באותו היום, אם מבחינה אסטרטגית הדבר מאתים לארגון.
צריך לקחת בחשבון שהלקוחות עשויים לדבר ביניהם ולתאם דרישות, מה שעשוי להיות לא טוב לארגון.
אבל אם אין חשש כזה, כי הלקוחות מתעשיות שונות, אז בהחלט מומלץ לרכז את המבדקים שלהם ליום אחד, או לשבוע אחד ולצמצם את הזמן שמתכוננים ומתארגנים לאירוח ולליווי האורחים בימי המבדק.
בסופו של יום, אין צורך לבזבז את משאבי החברה על מבדים פנימיים מיותרים, כאשר רוב תקני ISO, בהם גם תקן ISO 9001, אינם דורשים מבדק שנתי לכל מחלקה.
מומלץ לבצע את הכמות המינימאלית של מבדקים, שעדיין יביא ערך לארגון.
