כיצד להתמודד עם דרישות הבודק החיצוני?

כל ארגון שיש לו הסמכה לתקן כלשהו, אם זה תקן ISO או תקן אחר, עובר מבדק שנתי לחידוש הסמכה.

זה די מזכיר את הטסט לאוטו שאנחנו עושים כל שנה.
אם עברנו, אז רישיון הרכב תקף וגם הביטוחים.

לכן, כשאנחנו מגיעים לטסט, אנחנו רק רוצים לעבור.
וכך גם במבדק הסמכה, הארגון שואף לעבור את המבדק.

וזו בדיוק הסיבה, שארגונים רבים מסכימים לעשות כל דרישה של הבודק של הגוף המסמיך, גם אם הדרישה לא הגיונית לפעילות הארגון, או לא הגיונית מבחינת משאבים שנדרשים להשקיע מול הערך האפסי של הפעולות.

האם ארגון יכול להתגונן מדרישות לא הגיוניות של בודקים מגופי הסמכה?

בהחלט כן.

הסיבה היחידה שחברות אינן מתמודדות, היא חוסר הבנה של התקן.
והסיבה העיקרית של בודקים מגופי הסמכה לדרישותיהם הלא הגיוניות, היא אותה סיבה – חוסר הבנה של התקן.

לדוגמא, באחד המבדקים בחברה לייצור צ'יפים למוצרי אלקטרוניקה, הבודק דרש מהארגון לעשות "יום אורנטציה" לעובדים החדשים פעמיים בשנה.
מטרת יום אורנטיציה היא להכיר לעובדים את הארגון, ועלותו גבוה, לכן עושים אותו רק אחת לשנה לכל העבודים שנקלטו באותה שנה.
אמרתי לבודק שהוא לא יכול לדרוש כזה דבר, כי לא רשום בתקן שיש לעשות יום אורנטציה.
למעשה ביקשתי מהבודק להראות לי איפה בתקן רשום כזה דבר וציינתי ש-"לא אני ולא אתה קובעים את הדרישות של התקן, אלא רק מה שכתוב בתקן, זה מה שקובע" –

הוא הראה לי סעיף בו יש דרישה להכשיר עובדים חדשים.
ואז עניתי – האם התקן מציין איך להכשיר אותם? –

• לא – ענה
• אז אתה לא יכול לדרוש הכשרה בשיטה מסויימת נכון? הארגון הוא זה שקובע את ה-"איך" –

הבודק ישב מבולבל ולא ענה.
ניכר שזה לראשונה מזה 20 שנות עבודתו הוא הבין דבר מאוד מהותי על תקנים והוא:

דרישות התקן בדרך כלל אומרות רק "מה" לעשות.
הן לא מציינות "איך" לעשות.

וזה הטעות בהבנה של התקנים, גם של בודקי מכוני הסמכה וגם של מנהלי איכות בארגונים, שמאפשרים לבודק החיצוני להכתיב לארגון את ה-"איך", כאשר לפי התקן, הארגון הוא זה שצריך להגדיר את ה-"איך".

וזה הגיוני, אחרת כיצד תקן אחד היה יכול להתאים לעשרות אלפי תעשיות וארגונים שונים?
זה בדיוק מרחב הפעולה וגמישות התקן, לומר "מה" לעשות, בלי לומר "איך" לעשות.